Factura electrónica obligatoria en 2026: lo que tu empresa debe saber

Lo que tu empresa debe saber y cómo te ayudan grandes empresas de las que eres cliente

La factura electrónica obligatoria llega en 2026: ¿está tu empresa preparada?

El 1 de enero de 2026 entra en vigor la factura electrónica obligatoria para todas las empresas y profesionales en España. Una medida recogida en la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) que busca modernizar el tejido empresarial, reducir la morosidad y mejorar la transparencia fiscal. Aunque falta poco, muchas organizaciones aún no han iniciado el proceso de adaptación. Y el margen de error es muy estrecho.

Un calendario que impone urgencia

El calendario es claro:

1 de enero de 2026: todas las empresas deberán utilizar un software de facturación homologado por la Agencia Tributaria (AEAT). Para VERI*FACTU, si trabajas con Word o Excel, puedes seguir haciéndolo. Si utilizas un programa de facturación, este deberá estar homologado. La eliminación de PDF/Excel/Word llegaría con la futura Factura electrónica B2B, cuyo reglamento sigue pendiente.
1 de julio de 2026: la obligación se extiende a los autónomos.

Ambos colectivos estarán obligados a enviar sus facturas a Hacienda en tiempo real a través del sistema VERI*FACTU. No cumplir con estas fechas supondrá sanciones relevantes y una desventaja competitiva significativa.

Un cambio que va más allá de lo técnico

La transformación no es solo tecnológica. Es estratégica. Supone profesionalizar la gestión, mejorar el control financiero, y digitalizar procesos críticos para ser más ágiles, más seguros y más competitivos. Pero también implica nuevos retos:

Adecuar los sistemas a los requisitos técnicos de la AEAT
Garantizar la trazabilidad y conservación de las facturas
Formar al equipo administrativo y financiero
Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que ha generado tensiones entre la Agencia Tributaria y la Agencia de Protección de Datos

¿Por dónde empezar?

La transición requiere una estrategia clara. Estos son los pasos recomendados:

Auditar el sistema actual: ¿Es compatible con los nuevos requisitos? Si no, hay que actualizarlo.
Seleccionar una solución homologada: Que se adapte a tu volumen, sector y modelo operativo.
Formar al equipo: Para que domine el sistema y los nuevos flujos de trabajo.
Automatizar el envío en tiempo real: No basta con emitir la factura, hay que remitirla de forma inmediata.
Integrar el RGPD en el proyecto: análisis de riesgos, EIPD si procede, cláusulas contractuales con proveedores y medidas de seguridad (cifrado, accesos, registro, copias, borrado seguro).
Diseñar políticas de conservación y respuesta de derechos: definir quién hace qué, con qué herramientas y en qué plazos.

Evita la confusión: VERI*FACTU y factura electrónica

Hoy conviven dos conceptos que se están mezclando y a veces generan decisiones erróneas.

Son diferentes:

VERI*FACTU. Generación de facturas con código QR y entrega inmediata a la AEAT

Fechas cerradas: entra en vigor el 1/1/2026 para sociedades y el 1/7/2026 para autónomos.
Word/Excel: si ya los usabas, puedes seguir utilizándolos.
Software de facturación: si empleas un programa, debe cumplir con VERI*FACTU (declaración responsable, requisitos técnicos, etc.).

Factura electrónica (B2B). Desaparece el PDF y prevalece el XML

Pendiente de reglamento: el calendario está en duda. Se barajó el 1/1/2027, pero no está claro.
Software obligatorio: aquí sí desaparecen Word y Excel.
Remisión completa a la AEAT: incluirá todas las líneas de la factura (a diferencia de VERI*FACTU).
Confirmación del cliente: deberá aceptar o rechazar y comunicarlo a la AEAT.
Notificación del cobro: habrá que informar a la AEAT del pago y su cuantía.
Todo lo anterior es, por ahora, borrador a la espera del reglamento.

El caso Orange con sus empresas clientes y proveedores: adelantarse es ganar

Algunas grandes empresas de gran consumo ya están dando un paso más: aprovechar el cambio para ofrecer soluciones facilitadoras a sus empresas clientes y proveedores.

Orange, por ejemplo, ha implementado un sistema de factura electrónica que mejora su relación con empresas clientes y proveedores.

Es fácil imaginar que otros actores de sectores como la energía, los seguros o la banca también están siguiendo este camino. Especialmente en mercados donde la digitalización ya es palanca de competitividad.

Soluciones integradoras con visión de futuro

Empresas como Orange, utilizan diversas plataformas digitales. Entre ellas las de scaleups como Adaral.

Adaral es diferente porque ha creado una nueva categoría: la Plataforma Colaborativa. Su enfoque permite conectar vía API los sistemas que ya usa la pyme con los del área contable (interna o externa), facilitando el cumplimiento normativo sin cambiar completamente la forma de trabajar.

Es una opción interesante para aquellas organizaciones que quieren cumplir, pero también optimizar sus procesos y ganar agilidad sin perder el control.

La cuenta atrás ha comenzado

Ya no se trata solo de cumplir, sino de aprovechar la ola para modernizar la empresa. Queda poco tiempo, y las decisiones que se tomen hoy marcarán la posición competitiva de mañana.