¿Tu empresa practica la innovación abierta con el buzón cerrado?
Comunicación e innovación empresarial: una idea que ahorra trabajo
Un «no, gracias» puede ahorrar tiempo y energía en la comunicación empresarial. A quien recibe una propuesta y a quien la envía.
Ayer me pidieron que dejara de insistir después de preguntar por un mensaje que llevaba tres semanas sin respuesta. Lo hice con guante blanco, o eso pensaba yo. La propuesta era para un amigo.
Tenían razón en algo que me corresponde revisar: intentar ayudar no garantiza acertar con el momento. Lo que para uno es un recordatorio amable, para otro puede ser una interrupción.
Pero me quedé pensando en cuánto trabajo habría evitado una respuesta inicial. Dos palabras habrían cerrado una conversación que seguía abierta solo en mi cabeza.
El silencio obliga a interpretar
Cuando enviamos una propuesta y no recibimos respuesta, aparecen explicaciones posibles: quizá no ha llegado, quizá están ocupados, quizá lo gestiona una tercera persona o una IA o quizá necesitan consultarla.
También puede que no interese. Esa posibilidad merece estar en la lista desde el principio.
El problema es que desconocemos cuál de ellas se acerca a la realidad. Y podemos acabar dedicando tiempo a redactar otro mensaje que tampoco mejora la situación.
Quien lo recibe vuelve a encontrarse con un asunto que creía resuelto mediante el silencio.
Una respuesta breve permite decidir el siguiente paso. Un «no nos interesa» cierra. Un «recuérdamelo en enero» orienta. Un «no soy la persona adecuada» evita seguir llamando a la misma puerta.
Responder sin comprometerse a una reunión
Entiendo que nadie puede abrir una conversación larga con cada persona que escribe. Mucho menos si dirige un equipo y recibe propuestas continuamente.
Sin embargo, responder puede ser un gesto pequeño, sin reuniones, explicaciones extensas ni promesas.
«Gracias por escribir. Ahora no encaja» suele bastar cuando la propuesta se ha leído y la decisión está tomada.
«Mensaje recibido» ayuda si después habrá una valoración. Si solo aplaza indefinidamente la respuesta, deja casi las mismas dudas.
Y «hablamos más adelante» resulta más útil cuando incluye alguna referencia temporal. De lo contrario, quien escribe puede interpretar que debe volver a intentarlo pronto.
La amabilidad gana fuerza cuando va acompañada de claridad.
También nos toca cuidar lo que enviamos
Quienes presentamos propuestas tenemos nuestra parte de responsabilidad. Antes de pedir atención, conviene preguntarnos si hemos facilitado una razón concreta para prestárnosla.
¿Se entiende en pocas líneas qué proponemos? ¿Hemos explicado por qué puede interesarle a esa persona? ¿Le pedimos algo proporcionado?
Un mensaje que obliga a descifrar nuestra actividad o a leer varios documentos empieza cargando trabajo sobre el destinatario.
También debemos revisar los seguimientos. Cada recordatorio necesita un motivo y cierta sensibilidad hacia el contexto.
Que nadie haya respondido no nos concede una invitación permanente a insistir. Si el interés solo existe de nuestro lado, llega un momento en que corresponde cerrar y seguir trabajando.
Mi experiencia de ayer me lo recordó.
El cargo ya tiene suficiente fuerza
Cuando un alto directivo responde, sus palabras llevan el peso del cargo y de la empresa que representa.
Por eso, una negativa seca puede sonar más dura de lo que pretendía. Y una respuesta cuidadosa puede dejar una buena impresión incluso cuando descarta la propuesta.
Especialmente si la organización habla de colaboración o innovación abierta. La experiencia de quien llama a su puerta también influye en cómo percibe esa apertura.
Querido CEO omnipotente, puedes permitirte un poco de delicadeza. Tu cargo seguirá intacto después de escribir «gracias».
Quizá incluso salgas ganando: una conversación cerrada con respeto deja menos trabajo pendiente y conserva la posibilidad de encontrarse en otro momento.
El rincón de pensar también sirve para el correo
A veces el mensaje llega en mal momento y el cuerpo pide contestar con el cuchillo entre los dientes.
Me pasa. Cuando lo detecto, procuro dejar pasar un rato, releer y suavizar la respuesta antes de enviarla.
Ese pequeño rincón de pensar me ayuda a distinguir entre lo que necesito comunicar y el enfado que estaba a punto de añadir.
Puedo pedir que no vuelvan a escribirme sobre un asunto. Puedo decir que una propuesta no encaja. La decisión conserva toda su firmeza con un tono educado.
Después suelo alegrarme de haber esperado. Sobre todo cuando vuelvo a leer la conversación con menos prisa.
Todos pedimos atención alguna vez
Yo procuro responder a las propuestas que recibo, especialmente a las comerciales. Sé lo que cuesta encontrar una oportunidad y presentarla.
Eso tampoco obliga a presuponer que cualquier mensaje merece nuestro tiempo. Podemos valorar su pertinencia y poner límites.
Pero todos pedimos atención alguna vez: para una idea, una colaboración, una recomendación o un proyecto. Conviene recordarlo cuando estamos al otro lado.
Me llevo tres tareas: elegir mejor lo que envío, medir los seguimientos y responder con la claridad que agradezco recibir.
La próxima vez que una propuesta no encaje, quizá baste un «no, gracias». Sin examen de paciencia para quien escribe ni ceremonia de despedida para quien responde.
Si has pensado en algo concreto, hablemos
Quizá este artículo te ha hecho pensar en cómo recibe tu empresa las propuestas externas y cómo distingue las oportunidades de las interrupciones.
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