Qué cambia cuando una empresa ordena sus viajes internacionales
Actualizar la gestión de viajes corporativos sin perder tiempo por el camino
La gestión de viajes corporativos suele empezar con una frase bastante optimista: “Es solo reservar un vuelo”.
Cinco minutos después, alguien pregunta qué hotel entra en la política. Otro busca quién debe aprobarlo. Finanzas quiere saber a qué proyecto corresponde. Y el viajero sigue mirando cómo sube la tarifa.
La escena es familiar para muchas empresas.
Mientras viajan pocas personas, el sistema aguanta. Un correo por aquí, una hoja de cálculo por allá y alguna llamada cuando surge un cambio.
El problema aparece cuando crecen los viajes, las oficinas o los proyectos internacionales.
Entonces, cada reserva activa una pequeña cadena de tareas. Buscar, comparar, aprobar, pagar, justificar, facturar y asignar el gasto. Y las agencias de viaje tradicionales ya no son capaces de responder.
Actualizar este proceso permite devolver tiempo a quienes organizan, aprueban y realizan los viajes.
Una plataforma para reservar sin hacer turismo digital
Autogestionar un viaje profesional puede convertirse en un recorrido por varias webs.
Una para los vuelos. Otra para el hotel. Otra para el tren. Y una última para comprobar el coche de alquiler.
Pero cuando todo está reunido en una única plataforma web o móvil, la experiencia cambia.
El empleado puede comparar opciones, conocer las condiciones y reservar desde un mismo lugar. También puede incorporar sus tarjetas de fidelización y preferencias habituales.
La empresa añade sus tarifas negociadas y conserva una visión completa de cada operación.
Así, el viajero gana autonomía. Administración recibe los datos ordenados. Y nadie necesita reconstruir el itinerario desde cuatro confirmaciones distintas.
Aprobar viajes sin crear una novela por entregas
Los correos de aprobación suelen empezar bien.
“¿Puedes revisar esta opción?”
Después llegan una nueva fecha, otro precio y una alternativa con distinta política de cancelación.
Cuando el responsable responde, la primera tarifa ya no existe.
Por eso automatizar las políticas evita buena parte de ese intercambio.
La empresa puede definir importes, clases, antelación, alojamientos y reglas concretas. El sistema aplica esas condiciones durante la reserva.
Las solicitudes habituales avanzan de forma automática. Los casos especiales llegan al aprobador adecuado mediante una notificación.
El resultado es sencillo. Menos mensajes, menos esperas y menos oportunidades para que el precio cambie mientras todos buscan el último correo.
Tecnología para lo sencillo y personas para lo complicado
La mayoría de los viajes puede resolverse de forma 100% digital.
Hasta que alguien necesita un visado, un apartamento, un seguro o una ruta con tres escalas.
También puede cancelarse un vuelo a medianoche. Pero en ese momento, un formulario de contacto transmite poca tranquilidad.
Por eso resulta útil combinar una plataforma con un equipo humano disponible durante todo el día.
El viajero reserva por su cuenta cuando el proceso es sencillo y los agentes intervienen cuando aparece una necesidad especial.
Pueden gestionar cambios, emergencias, eventos o solicitudes que no figuran en el catálogo habitual.
Esa combinación evita elegir entre agilidad y atención personal. Cada situación recibe el tipo de ayuda que necesita.
Finanzas también merece viajar con menos equipaje
Las facturas tienen una habilidad especial para aparecer donde nadie las espera.
Una llega por correo. Otra está asociada a una tarjeta. Una tercera duerme en la bandeja de entrada de un empleado.
Cuando las reservas están centralizadas, la información financiera nace ordenada.
Cada gasto puede asociarse a una sociedad, un proyecto, un departamento o un centro de coste.
Los responsables consultan reservas y consumos en tiempo real. Finanzas obtiene facturas separadas por entidad. Compras identifica rutas frecuentes y oportunidades de negociación.
También resulta más fácil comparar el presupuesto con el gasto realizado.
Ya no hace falta esperar al cierre mensual para descubrir que un proyecto ha viajado bastante más de lo previsto.
Cambiar de planes sin pagar siempre la tarifa más cara
En los viajes profesionales, las agendas cambian. Una reunión se aplaza. Un cliente propone otra fecha. Un evento termina antes de lo esperado.
Comprar siempre tarifas flexibles puede encarecer mucho el presupuesto. Elegir siempre la opción más barata también puede salir caro cuando aparece una cancelación.
Algunas soluciones ofrecen coberturas que permiten reservar tarifas económicas y cancelarlas hasta tres horas antes. El reembolso puede alcanzar el 80%, sin necesidad de justificar el cambio.
Esta opción ayuda a reservar con antelación y conservar cierta flexibilidad.
También permite medir cuánto cuesta proteger una reserva y cuánto dinero se recupera cuando los planes cambian.
Conocer las emisiones sin perseguir otra hoja de cálculo
Los viajes generan datos que también interesan a los equipos de sostenibilidad. El reto consiste en reunirlos sin convertir cada informe en una investigación.
Una plataforma integrada puede calcular las emisiones durante la reserva. Después, permite consultar resultados por periodo, equipo o tipo de transporte.
La empresa obtiene información homogénea desde el origen.
También puede comparar alternativas antes de confirmar el viaje y compensar emisiones mediante proyectos ambientales.
Así, cada desplazamiento aporta datos útiles sin añadir más trabajo manual.
Una solución que ya acompaña a miles de empresas
Cuando una empresa actualiza su gestión de viajes, busca algo muy concreto. Como lo anterior. ¿O es música celestial?
Quiere reservar con rapidez, aplicar sus reglas, recibir ayuda cuando surja un problema y conocer el gasto mientras ocurre.
Cuando renueves el servicio de vuestra agencia de viajes corporativos, tienes que contar con la propuesta de BizAway. Porque reúne estas funciones mediante un modelo híbrido que combina plataforma tecnológica y atención personal.
Puedes tener en cuenta que aparece por cuarto año consecutivo en el FT1000, que reúne empresas europeas de más rápido crecimiento. En su última edición presentó un crecimiento anual del 835,4%.
Cuenta con más de 2.500 clientes empresariales en todo el mundo (casos de éxito en https://www.bizaway.com/en/clients ). Esos clientes realizan más de 150.000 reservas anuales y dedican un 25% menos de tiempo a gestionar viajes
Estos datos permiten valorar la solución desde un criterio práctico. Ya trabaja con operaciones internacionales, grandes volúmenes y procesos empresariales diversos.
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